一、調研背景與意義

數(shù)字時代浪潮下，檔案數(shù)字化成為司法系統(tǒng)轉型升級的重要支撐，基層法院檔案作為司法活動的原始記錄，其數(shù)字化建設水平直接影響審判質效與司法服務質量。最高人民法院印發(fā)的《關于推進人民法院檔案數(shù)字化工作的通知》及《中華人民共和國檔案法》等法規(guī)，為基層法院檔案數(shù)字化工作劃定了明確方向。當前全國基層法院檔案數(shù)字化平均完成率為 80%，霞浦法院現(xiàn)有訴訟檔案總量達125800余卷、198200余冊、8145000余頁，平均年度訴訟檔案增長數(shù)量為8000余卷，12000余冊。龐大的檔案體量和增長速度對數(shù)字化工作提出了迫切需求。

霞浦法院作為基層司法實踐的縮影，在檔案數(shù)字化推進過程中積累了實操經(jīng)驗，也遭遇了共性難題。此次調研以霞浦法院為樣本，系統(tǒng)梳理其檔案數(shù)字化工作的實施現(xiàn)狀，深度剖析成效與瓶頸，為數(shù)字時代基層法院檔案數(shù)字化工作注入新動能。

二、霞浦法院檔案數(shù)字化工作的實踐開展

（一）檔案數(shù)字化核心建設內容

檔案資源數(shù)字化轉化：霞浦法院檔案涵蓋訴訟、文書、會計、基建等多門類，目前已完成數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)占比達 90.65%，其中訴訟檔案按刑事、民事等案件類別分級立卷，分正副卷管理，已完成訴訟檔案正副卷數(shù)字化數(shù)量114000余卷、183000余冊。通過掃描、數(shù)據(jù)壓縮技術，將紙質訴訟檔案轉化為標準化電子檔案，截至目前累計掃描檔案總頁數(shù)達810余萬頁，建立案卷級與卷內文件級雙層目錄數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案信息結構化存儲。

數(shù)字化管理體系構建：搭建“線上+線下”融合的管理框架。線上，依托一張網(wǎng)系統(tǒng)實現(xiàn)檔案檢索與利用，線上系統(tǒng)檢索響應時間為20秒；線下，采用數(shù)據(jù)光盤、固態(tài)硬盤等介質進行備份，部分檔案通過紙質存放檔案館，異地存放檔案數(shù)量為60000余卷。

審判流程數(shù)字化協(xié)同：推動檔案數(shù)字化與審判業(yè)務深度融合，采用“書記員記錄+庭審視頻”雙模式采集庭審信息，庭審視頻采集成功率為100%，構建“網(wǎng)上閱卷”平臺，實現(xiàn)檔案利用從線下接待向線上服務轉型。

（二）檔案數(shù)字化實施保障體系

專業(yè)化人員配置：組建涵蓋項目負責人、檔案員、著錄人員、檔案整理員、掃描員、圖像處理員、質量檢查員、裝訂員等崗位的工作團隊。當前霞浦法院數(shù)字化團隊總人數(shù)為9人，其中項目負責人1人、檔案員3人、著錄人員1人、掃描員2人、圖像處理及質量檢查員1人、檔案整理及裝訂員1人，明確各崗位職責，形成“統(tǒng)籌管理—操作執(zhí)行—質量監(jiān)督”的全鏈條工作機制。

標準化流程規(guī)范：制定檔案出庫移交、掃描加工、圖像處理、目錄著錄、審核備份、還原裝訂的標準化流程。通過《檔案出入庫記錄表》《流程卡》，實現(xiàn)紙質檔案流轉全程可追溯，年度《檔案出入庫記錄表》記錄次數(shù)達100余次，流程審核通過率為100%。

資源投入保障：配置高速掃描儀、服務器、監(jiān)控設備等硬件設施。自2017年開展數(shù)字化以來，外包服務費用總計500余萬元，采用自行加工與外包服務相結合的模式推進工作，同步開展人員數(shù)字化技能與保密培訓，累計開展培訓20余場，參訓人數(shù)達160余人次。

三、霞浦法院檔案數(shù)字化工作的實踐成效

（一）檔案利用效能顯著提升

數(shù)字化打破傳統(tǒng)檔案利用的時空限制，線上檢索與調閱功能大幅縮短檔案調取時間。數(shù)字化前，一件檔案調取平均時間為30分鐘，數(shù)字化后縮短至20秒，解決了基層法院檔案查詢效率低的痛點。同時，電子檔案可重復利用特性避免了紙質原件老化損耗，降低紙質檔案管理成本。

（二）審判工作質效優(yōu)化

庭審視頻與電子卷宗的應用，減輕了書記員筆錄工作量，為法官辦案提供更全面的信息支撐，法官辦案平均周期大大縮短，推動案件辦理全流程無紙化，目前無紙化辦案案件占比達40%，助力司法資源合理配置。

（三）智慧法院建設夯實基礎

檔案數(shù)字化作為霞浦智慧法院建設的核心環(huán)節(jié)，為全流程無紙化辦案提供支撐，數(shù)字化支撐全流程無紙化辦案覆蓋率達 40%，推動“互聯(lián)網(wǎng)+司法”深度融合，提升基層法院司法服務的智能化水平。

四、檔案數(shù)字化工作面臨的問題分析

（一）成本與技術制約明顯

數(shù)字化建設需大量資金用于設備采購、人員培訓和系統(tǒng)維護。霞浦法院從2017年開展數(shù)字化工作以來，因為技術、資金等多方面原因，目前還無法實現(xiàn)深度應用，僅僅完成紙質卷宗圖片化。同時，技術應用處于初級階段，電子卷宗網(wǎng)上閱卷無法實現(xiàn)全文圖片檢索，新中國成立以來的老舊檔案修復數(shù)字化占比僅為20%，后期還需額外投入修繕成本。

（二）人才隊伍建設滯后

基層法院檔案專業(yè)人才匱乏，霞浦法院檔案專業(yè)人才占比僅為30%，多數(shù)檔案管理人員為兼職，缺乏系統(tǒng)的數(shù)字化技能與保密知識培訓，難以滿足檔案數(shù)字化專業(yè)化需求。

（三）全過程涉密管理風險突出

檔案數(shù)字化加工中，外包公司的資質及綜合實力，很大程度上決定了檔案數(shù)字化最終成效。在實施過程中，若發(fā)生服務機構的備案證書和涉密資質證書被相關主管部門吊銷、證書到期失效等情況，將會對檔案數(shù)字化產(chǎn)生極其被動的影響。另外，外包人員流動性較大，監(jiān)督存在漏洞，分級保密機制不完善等問題，讓檔案數(shù)字化加工存在泄密風險。

（四）認知與應用深度不足

在霞浦法院近年來檔案數(shù)字化工作的實踐中，部分員額法官受到辦案慣性影響，排斥以電子卷宗為核心的信息化工具，仍依賴紙質檔案，電子卷宗使用率低，數(shù)字化成果未充分發(fā)揮效能。數(shù)字化建設缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，司法部門各系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通不足，存在“信息孤島”現(xiàn)象。

五、檔案數(shù)字化工作深度應用的優(yōu)化建議

（一）完善保障機制，強化頂層設計

建立“一把手”負總責的數(shù)字化工作領導小組，制定中長期發(fā)展規(guī)劃，爭取上級專項財政支持，落實檔案數(shù)字化年度預算，保障檔案數(shù)字化掃描、加工等核心工作推進；全面提升檔案數(shù)字化建設質量，并逐步推進全流程“無紙化”模式。

（二）加強人才培育，打造專業(yè)隊伍

構建“培訓+考核+激勵”人才體系。法院內部檔案員通過聚焦數(shù)字化技能、安全規(guī)范及一張網(wǎng)平臺的應用；外部通過明確外包人才配置標準，嚴格崗前保密培訓。實行“月度抽檢+項目考評”制度，內部人員考核重質效合規(guī)；外包考核看服務保密，精準衡量工作成效。健全激勵機制，內部通過績效考核傾斜、專業(yè)技能評優(yōu)等舉措，提升檔案員工作積極性；外部人才可聯(lián)合公司進行表彰，增強職業(yè)認同感。

（三）筑牢安全防線，規(guī)范數(shù)據(jù)管理

增強保密意識，切不可“一包了之”。通過培訓，加強外包服務人員保密意識和防泄密反竊密本領；嚴格外包公司資質審核，簽訂保密協(xié)議，明確責任邊界；對檔案交接、數(shù)據(jù)處理等環(huán)節(jié)實施全程監(jiān)督，建立工作日志、加工流水單、質檢記錄等，杜絕信息泄露風險；完善電子檔案安全管理制度，采用權限管控、操作留痕等技術手段，對外包涉及的檔案數(shù)據(jù)進行全程防護，確保數(shù)據(jù)安全可控。

（四）深化應用融合，打破信息壁壘

推進一張網(wǎng)檔案模塊與公檢法辦案平臺的深度對接，實現(xiàn)跨部門檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，打破信息壁壘；優(yōu)化互聯(lián)網(wǎng)調卷服務平臺，規(guī)范司法部門、國家機關及當事人、律師等線上調卷申請、審批、查閱流程，明確電子檔案調閱權限，提升檔案利用便攜性；建立電子檔案應用反饋機制，根據(jù)用戶需求持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)功能，推動電子檔案在業(yè)務辦理、決策支撐等場景的廣泛應用。

六、結語

檔案數(shù)字化是實現(xiàn)司法現(xiàn)代化和智能化的必然趨勢。面對多重挑戰(zhàn)，基層法院需以問題為導向，完善保障體系，加強人才培育、強化統(tǒng)籌規(guī)劃，深化技術應用，通過檔案數(shù)字化賦能司法服務，提升審判質效與司法公信力，為數(shù)字中國建設貢獻基層力量。 （作者單位：霞浦縣人民法院）